Во многих компаниях один счёт вбивают трижды: сначала в CRM или интернет-магазин, потом в бухгалтерскую программу, потом ещё раз в e-Factura. Каждый круг отнимает время и даёт ещё один шанс ошибиться. Хорошая новость в том, что e-Factura, систему электронных счетов Государственной налоговой службы, можно связать с другими программами.
Проследите один счёт
Возьмите обычную продажу. Заказ приходит с сайта или через менеджера. Предложение готовят в CRM или в Word. Счёт выписывают в бухгалтерской программе, а потом загружают в e-Factura. Каждая передача из одной системы в другую это место, где пролезает ошибка: неверный IDNO, иначе округлённая сумма, товар под чуть другим названием.
Подготовку автоматизировать, подпись оставить
Подготовку счёта можно автоматизировать почти полностью. Данные клиента, товары, цены и ставки НДС берутся из системы, где прошла продажа. Подпись остаётся за людьми. Счета в e-Factura подписываются электронно, например мобильной или цифровой подписью, и счёт становится окончательным, когда на нём есть все подписи, которых требует выбранная схема.
Три способа связать
Самый простой: выгрузить файл из своей программы и загрузить его в e-Factura. Работает, но загружать всё равно кому-то приходится руками.
Вариант почище: коннектор на API e-Factura. Государственная налоговая служба публикует руководство по интеграции для бухгалтерских систем, и с ним счета уходят напрямую. Никто ничего не вбивает дважды.
Когда процесс нестандартный или задействовано несколько систем, отдельный модуль может связать продажу, бухгалтерию и e-Factura в один поток.
1С и другие бухгалтерские программы
Многие компании в Молдове работают в 1С или в другой бухгалтерской программе. Прежде чем платить за разработку, проверьте, что уже умеет ваша версия и что предлагает её поставщик. Иногда обмен с e-Factura уже есть, и его нужно только включить. Если нет, связь делается через API e-Factura по руководству по интеграции из раздела помощи системы.
Ловите ошибки раньше налоговой
Обычные подозреваемые:
- Название, IDNO или код НДС покупателя не совпадают с официальным реестром.
- Неверная ставка НДС на отдельные товары или услуги.
- Разное округление в системе продаж и в бухгалтерии.
- Два счёта на одну продажу, выписанные из двух разных систем.
Хорошая интеграция проверяет всё это до отправки и показывает проблему у вас на экране, а не после того, как счёт ушёл клиенту.
С чего начать
- Нарисуйте путь одного счёта от заказа до e-Factura со всеми системами, через которые он проходит.
- Спросите бухгалтера, какие обязательства по e-Factura есть у вашей компании. Правила за последние годы расширялись и зависят от вида деятельности, так что уточните их в Государственной налоговой службе.
- Выясните, что уже умеет ваша бухгалтерская программа.
- И только потом выбирайте между выгрузкой, коннектором и собственным модулем.
Такие интеграции для нас повседневная работа в рамках услуги разработки ПО на заказ.