Из Excel в CRM: как перенести клиентскую базу и ничего не потерять

Переноса данных боятся все, а потом все пытаются управиться с ним за один вечер. Отсюда и беды. Импорт впопыхах забивает новую CRM дублями и ошибками, и уже через неделю команда решает, что системе верить нельзя.

Выясните, где на самом деле лежат данные

Таблица редко бывает одна. Есть таблица продаж, контакты в нескольких телефонах, Viber и Telegram, чей-то почтовый ящик, программа для счетов, может быть, старая CRM. Перечислите всё и решите, какой источник главный для каждого вида информации.

Чистите до импорта

Сначала дубли. Один и тот же клиент записан как «SRL Alfa», «Alfa SRL» и просто «Alfa». Сопоставляйте по телефону, почте и IDNO, а не по названию.

Потом телефоны. У вас будут рядом 079..., +37379... и 0 79 ... Приведите их к одному формату с кодом страны, чтобы их узнавали и телефония, и мессенджеры.

И напоследок мусорные колонки. Колонку «Примечание», где перемешано десять видов информации, либо разбивают на нормальные поля, либо оставляют в архиве.

Полей нужно меньше, чем кажется

Переносите то, чем люди реально пользуются: имя, компания, IDNO, телефон, почта, ответственный, источник, этап. Остальное может лежать в архивной копии, которую вы откроете, когда понадобится. CRM с тридцатью обязательными полями никто заполнять не будет, а незаполненная CRM хуже таблицы.

История

Это самая ценная часть и самая трудная для переноса. Счета и продажи обычно без особых проблем подтягиваются из бухгалтерской программы. Переписку из мессенджеров почти никогда не переносят целиком, и это не нужно. Хватает короткой заметки по каждому клиенту: что покупал, что пошло не так и что ему обещали.

Пробный прогон, потом один день перехода

1. Импортируйте часть данных в тестовую CRM.
2. Выберите наугад десять-двадцать клиентов и сверьте их с источником.
3. Поправьте правила импорта и повторяйте, пока ошибки не исчезнут.
4. Назначьте дату перехода. После неё старая таблица только для чтения.
5. Сделайте финальный импорт и объявите всем, что с этого дня работа идёт в CRM.

Первые две недели

В первые дни появятся вопросы и мелкие ошибки. Сделайте одного человека ответственным за то, чтобы собирать их и быстро решать. Через две недели сверьте отчёты CRM с бухгалтерией. Если цифры сходятся, переезд удался.

Переносы данных, от чистки до обучения команды, мы берём на себя в рамках услуги CRM-систем.