Mutarea datelor e partea de care se teme toată lumea, iar apoi toți încearcă să o termine într-o după-amiază. De aici vin stricăciunile. Un import făcut în grabă umple CRM-ul nou cu dubluri și greșeli, iar în prima săptămână echipa a hotărât deja că sistemului nu i se poate da crezare.
Aflați unde sunt de fapt datele
Rareori e un singur tabel. Există tabelul de vânzări, contactele din câteva telefoane, Viber și Telegram, căsuța de email a cuiva, programul de facturare, poate un CRM vechi. Faceți lista cu toate și hotărâți care sursă are ultimul cuvânt pentru fiecare tip de informație.
Curățați înainte să importați
Întâi dublurile. Același client apare ca „SRL Alfa”, „Alfa SRL” și simplu „Alfa”. Potriviți după telefon, email și IDNO, nu după nume.
Apoi telefoanele. O să aveți 079..., +37379... și 0 79 ... unul lângă altul. Aduceți-le pe toate la același format, cu prefixul țării, ca să le recunoască și telefonia, și mesageria.
La urmă, coloanele de umplutură. O coloană „Notă” în care stau zece feluri de informații fie se împarte în câmpuri adevărate, fie rămâne în arhivă.
Păstrați mai puține câmpuri decât credeți
Mutați ce folosesc oamenii de fapt: nume, firmă, IDNO, telefon, email, responsabil, sursă, etapă. Restul poate rămâne într-o copie de arhivă pe care o deschideți la nevoie. Nimeni nu completează un CRM cu treizeci de câmpuri obligatorii, iar un CRM pe care nu-l completează nimeni e mai rău decât tabelul.
Istoricul
E partea cea mai valoroasă și cea mai greu de mutat. Facturile și vânzările se aduc de obicei fără mari probleme din programul de contabilitate. Conversațiile din mesagerie aproape niciodată nu se mută integral și nici nu trebuie. Ajunge o notiță pentru fiecare client: ce a cumpărat, ce n-a mers și ce i s-a promis.
O probă, apoi o singură zi de trecere
- Importați o parte din date într-un CRM de test.
- Alegeți la întâmplare zece-douăzeci de clienți și comparați-i cu sursa.
- Corectați regulile de import și rulați din nou până nu mai apar erori.
- Stabiliți ziua trecerii. După ea, tabelul vechi rămâne doar pentru citit.
- Faceți importul final și anunțați pe toată lumea că de acum se lucrează în CRM.
Primele două săptămâni
În primele zile vor apărea întrebări și mici erori. Faceți o singură persoană responsabilă să le adune și să le rezolve repede. După două săptămâni, comparați rapoartele din CRM cu contabilitatea. Dacă cifrele se potrivesc, mutarea a reușit.
Ne ocupăm de migrări, de la curățarea datelor la instruirea echipei, în cadrul serviciului de sisteme CRM.