În multe firme, o factură e introdusă de trei ori: întâi în CRM sau în magazinul online, apoi în programul de contabilitate, apoi din nou în e-Factura. Fiecare tură costă timp și e încă o ocazie de greșeală. Vestea bună e că e-Factura, sistemul de facturare electronică al Serviciului Fiscal de Stat, poate fi legat de alte programe.
Urmăriți o singură factură
Luați o vânzare obișnuită. Comanda vine de pe site sau printr-un manager. Oferta se face în CRM sau în Word. Factura se emite în programul de contabilitate și apoi se încarcă în e-Factura. Fiecare predare de la un sistem la altul e un loc unde se strecoară greșeli: un IDNO greșit, un total rotunjit altfel, un produs cu un nume puțin diferit.
Automatizați pregătirea, păstrați semnătura
Pregătirea facturii se poate automatiza aproape complet. Datele clientului, produsele, prețurile și cotele TVA vin din sistemul în care s-a făcut vânzarea. Semnătura rămâne la oameni. Facturile din e-Factura se semnează electronic, de exemplu cu semnătura mobilă sau cu cea digitală, iar factura devine definitivă când are semnăturile cerute de fluxul ales.
Trei feluri de a le lega
Cel mai simplu e să exportați un fișier din programul vostru și să-l încărcați în e-Factura. Merge, dar încărcarea tot o face cineva de mână.
Varianta mai curată e un conector construit pe API-ul e-Factura. Serviciul Fiscal de Stat publică un ghid de integrare pentru sistemele de contabilitate, iar cu el facturile ajung direct. Nimeni nu mai tastează nimic de două ori.
Când procesul e neobișnuit sau sunt implicate mai multe sisteme, un modul dedicat poate lega vânzarea, contabilitatea și e-Factura într-un singur flux.
1C și alte programe de contabilitate
Multe firme din Moldova lucrează în 1C sau în alt program de contabilitate. Înainte să plătiți pentru vreo dezvoltare, verificați ce oferă deja versiunea voastră și furnizorul ei. Uneori schimbul cu e-Factura există și trebuie doar pornit. Dacă nu există, legătura se face prin API-ul e-Factura, după ghidul de integrare din secțiunea de ajutor a sistemului.
Prindeți erorile înaintea fiscului
Suspecții obișnuiți:
- Denumirea, IDNO-ul sau codul TVA al cumpărătorului nu se potrivesc cu registrul oficial.
- Cota TVA greșită la anumite produse sau servicii.
- Rotunjiri diferite între sistemul de vânzări și contabilitate.
- Două facturi pentru aceeași vânzare, emise din două sisteme diferite.
O integrare bună le verifică pe toate înainte de trimitere și vă arată problema pe ecran, nu după ce factura a ajuns la client.
De unde începeți
- Desenați drumul unei singure facturi, de la comandă până la e-Factura, cu toate sistemele prin care trece.
- Întrebați contabilul ce obligații legate de e-Factura are firma voastră. Regulile s-au extins în ultimii ani și depind de tipul de activitate, așa că verificați-le la Serviciul Fiscal de Stat.
- Aflați ce știe deja să facă programul vostru de contabilitate.
- Abia apoi alegeți între export, conector și un modul propriu.
Integrările de acest fel sunt muncă de zi cu zi în cadrul serviciului de software la comandă.