Об ИИ в бизнесе обычно говорят в будущем времени. Эта статья про утро понедельника: счета поставщиков, которые ждут, пока их внесут, сорок писем в office@, заказы, пришедшие в Viber за выходные.
ИИ-агентом называют программу, которая делает такую работу, как сделал бы внимательный помощник. Читает документ или сообщение, вытаскивает главное, кладёт его куда нужно и спрашивает человека перед любым важным шагом. Куда важнее его ума то, какую задачу он получит первой.
Как выбрать первую задачу
Ищите работу частую, скучную и с понятными правилами. Хороший кандидат проходит три проверки:
- Повторяется каждый день или каждую неделю, а не пару раз в год.
- Её можно объяснить на одной странице инструкции.
- Ошибку легко заметить и дёшево исправить, пока она не ушла дальше.
Если задача требует переговоров, решения по ситуации или чьей-то подписи, отложите её. Вот пять, которые обычно проверку проходят.
1. Счета и документы поставщиков
Кто-то открывает каждый PDF, ищет поставщика, дату, суммы и НДС и вбивает их в бухгалтерскую программу или таблицу. Агент может прочитать документ, заполнить те же поля и оставить запись черновиком. Бухгалтер проверяет и подтверждает. Каждую запись по-прежнему проверяет человек, просто вбивать её больше никому не нужно.
2. Общий почтовый ящик
В office@ и info@ приходит всё подряд: вопросы клиентов, предложения поставщиков, счета, спам, резюме. Агент может разложить письма по папкам, переслать каждое нужному человеку и подготовить ответы на типовые. Ничего не уходит, пока кто-то не прочитает черновик и не нажмёт «Отправить».
3. Заказы из сообщений
Клиенты заказывают по почте, в Viber или Telegram, каждый своими словами. Потом кто-то переносит заказ в CRM или складскую программу. Агент может прочитать сообщение, сопоставить товары с вашим каталогом и создать заказ черновиком, отметив всё, в чём не уверен («две коробки, как обычно» лучше уточнит человек).
4. Отчёт по понедельникам
Каждый понедельник кто-то собирает цифры из CRM, банковской выписки и двух таблиц и пишет сводку для директора. Агент может забирать те же цифры по расписанию и каждую неделю складывать их в одну и ту же таблицу в одном и том же виде. Директор получает её в 9:00, а не к обеду.
5. Напоминания об оплате
О просроченных счетах обычно напоминают, когда кто-то вспомнит. Агент может проверить, какие счета просрочены, подготовить для каждого клиента вежливое напоминание с правильной суммой и датой и поставить их в очередь на утверждение. Кому и когда отправлять, решает человек.
Что остаётся за человеком
Всё, что двигает деньги, подписывает договор, отвечает на жалобу или касается необычного случая. Агент может подготовить работу, но решение за вами. Так мы их и строим: перед каждым важным шагом агент спрашивает.
Начните с одной
Не автоматизируйте пять вещей сразу. Выберите ту, что больше всего раздражает команду, запишите, как она делается сейчас и сколько времени занимает, и дайте агенту делать её месяц, а кто-то пусть проверяет каждый результат. Если проверять станет скучно, потому что всё всегда правильно, первая задача найдена. Потом выбирайте следующую.
Если ваша работа в основном состоит из ответов клиентам, а не из офисной рутины, лучше начать с помощника из статьи про Telegram и WhatsApp.
Мы делаем ИИ-агентов для небольших компаний в рамках услуги ИИ-агенты и автоматизация. Если не уверены, какую задачу отдать первой, напишите нам и опишите обычную неделю в вашем офисе.