Despre AI în afaceri se vorbește mai ales la viitor. Articolul acesta e despre lunea dimineața: facturile de la furnizori care așteaptă să fie introduse, cele patruzeci de emailuri din office@, comenzile venite pe Viber în weekend.
Un agent AI e un program care face astfel de muncă așa cum ar face-o un asistent atent. Citește un document sau un mesaj, scoate din el ce contează, îl pune unde trebuie și întreabă un om înainte de orice pas important. Contează mai puțin cât de deștept e și mai mult cu ce sarcină începe.
Cum alegeți prima sarcină
Căutați o muncă ce se repetă des, e plictisitoare și are reguli clare. O sarcină potrivită îndeplinește trei condiții:
- Se repetă în fiecare zi sau săptămână, nu de două ori pe an.
- Poate fi explicată pe o singură pagină de instrucțiuni.
- O greșeală se observă ușor și se corectează fără mari costuri, înainte să ajungă mai departe.
Dacă sarcina cere negociere, o decizie de la caz la caz sau o semnătură, lăsați-o pentru mai târziu. Iată cinci care de obicei îndeplinesc condițiile.
1. Facturile și documentele de la furnizori
Cineva deschide fiecare PDF, caută furnizorul, data, sumele și TVA-ul și le introduce în programul de contabilitate sau într-un tabel. Un agent poate citi documentul, completa aceleași câmpuri și lăsa înregistrarea ca ciornă. Contabilul o verifică și o confirmă. Fiecare înregistrare e verificată în continuare de un om, doar că nu mai trebuie s-o tasteze nimeni.
2. Căsuța de email comună
În office@ și info@ ajunge de toate: întrebări de la clienți, oferte de la furnizori, facturi, spam, CV-uri. Un agent poate pune fiecare mesaj în folderul potrivit, îl poate trimite persoanei care se ocupă de el și poate pregăti răspunsuri la mesajele obișnuite. Nimic nu pleacă până nu citește cineva ciorna și apasă „Trimite”.
3. Comenzile venite prin mesaje
Clienții comandă pe email, Viber sau Telegram, fiecare în felul lui. Apoi cineva introduce comanda în CRM sau în programul de stocuri. Un agent poate citi mesajul, găsi produsele în catalogul vostru și crea comanda ca ciornă, cu un semn la tot ce nu a putut stabili sigur („două cutii, ca de obicei” trebuie lămurit de un om).
4. Raportul de luni
În fiecare luni cineva adună cifre din CRM, din extrasul bancar și din două tabele și face din ele un rezumat pentru director. Un agent poate aduna aceleași cifre automat și le poate pune în același tabel, în același format, săptămână de săptămână. Directorul îl primește la 9:00, nu la prânz.
5. Mementourile de plată
Facturile restante se cer de obicei atunci când își amintește cineva. Un agent poate vedea ce facturi au trecut de termen, poate pregăti pentru fiecare client un memento politicos, cu suma și data corecte, și le lasă pe toate să aștepte aprobarea. Un om decide cine primește memento și când.
Ce rămâne în grija oamenilor
Tot ce înseamnă plăți, contracte semnate, răspunsuri la reclamații sau cazuri neobișnuite. Agentul poate pregăti munca, dar decizia e a voastră. Așa le și construim: înainte de orice pas important, agentul întreabă.
Începeți cu o singură sarcină
Nu automatizați cinci lucruri deodată. Alegeți-o pe cea care vă enervează cel mai tare echipa, notați cum se face azi și cât durează, apoi lăsați agentul să o facă o lună, cu cineva care verifică fiecare rezultat. Dacă verificarea devine plictisitoare pentru că totul iese corect, ați găsit prima sarcină. Apoi treceți la următoarea.
Dacă munca voastră înseamnă mai ales răspunsuri pentru clienți și mai puțin rutină de birou, e mai bine să începeți cu asistentul descris în articolul despre Telegram și WhatsApp.
Construim agenți AI pentru firme mici în cadrul serviciului de agenți AI și automatizări. Dacă nu știți cu ce sarcină să începeți, scrieți-ne și descrieți-ne o săptămână obișnuită din biroul vostru.